Иногда кажется, что в сутках слишком мало часов, а в человеческом организме слишком мало сил, чтобы успевать делать все, что требует внимания. В этом посте мы собрали несколько советов, которые помогут посмотреть на рабочий процесс по-новому, улучшить работоспособность и продуктивность.
Работаете вы в офисе, на фрилансе или временно удаленно по карантину — не важно, эти советы пригодятся всем.
1.Уничтожьте задачу
Самый эффективный способ справится с задачей — вычеркнуть её. :) Звучит странно, но действительно — если вы не можете выполнить задачу сегодня, при том что ее сегодня делать не обязательно, просто снимите её с повестки дня и займитесь чем-то более полезным.
2. Планируйте задачи заранее
Без фокусировки на плане дня сложно собраться с мыслями и отслеживать свою продуктивность. Ставьте цели на каждый день заранее, к примеру, с вечера предыдущего дня. Решите, что вы должны делать, а потом выполняйте пункты по списку.
Об интересном способе планировать задачи мы рассказывали в статье «Как вести рабочий ежедневник эффективно — метод Bullet journal на русском»
3. Разберитесь с противным
Неприятные задачи делать не хочется, их проще откладывать на потом, отвлекаясь на что-то якобы важное. Пока вы не сделаете неприятную задачу, ее существование будет портить вам настроение, так что начните с нее. Разделайтесь со всем неприятным как можно раньше, эта маленькая победа позволит провести очень продуктивный день.
4. Найдите свой пик активности
Определите время, в которое вы работаете наиболее эффективно и запланируйте на него важные задачи. Над второстепенными задачами работайте не на пике активности. Иначе вы рискуете потратить силы и приступить к самому ответственному пункту, когда уже устали.
5. Поддерживайте порядок
Порядок дисциплинирует. Когда все нужные принадлежности лежит на своих полках, а все нужные файлы в своих папках, на поиск необходимого тратится меньше времени и меньше вероятность, что вы отвлечетесь, пока ищете какой-нибудь шаблон, и забудете важную мысль.
6. Ставьте мини-цели
Когда вы приступаете к заданию, определите цель, которую должны достичь на сегодня. Например, если вы работаете над книгой, вы можете решить не заканчивать рабочий день, пока не напишите хотя бы 1000 слов. Достигайте этой цели несмотря ни на что.
7. Ограничивайте время
Отведите себе определенное время, на протяжение которого вы запрещаете себе отвлекаться. К примеру, выделите 30 минут и в течение этого времени не отвлекайтесь на смартфон с соцсетями, потом пять минут полистайте ленту и снова возвращайтесь к работе. Понимание, что ограничение действует только на небольшой срок, позволяет легче его пережить.
8. Группируйте
Сгруппируйте аналогичные задания и выполняйте их пачками. К примеру, если вам нужно сделать несколько однотипных телефонных звонков, прозвоните людей за один заход и переключайтесь на что-то другое. Так меньше энергии тратится на то, чтобы переключаться между разноплановыми задачами и вникать в каждую заново.
9. Попробуйте работать утром
Есть люди, которые утром более продуктивны. Если вы чувствуете, что встаете с ясной головой, начните работу раньше — скорее всего вы успеете сделать больше, потому что принялись за работу не когда нужно по расписанию, а когда у вас есть больше ресурсов на это.
10. Найдите уголок тишины
Тяжело разобраться со своими задачами, если вас вечно отвлекают. Установите правило: если вы сидите за этим столом за компьютером в установленное время, то вас нельзя отвлекать.
11. Выдавайте повестку дня
Выдавайте письменную повестку дня всем участникам совещаний — это сэкономит время на объяснение и увеличит их внимание и эффективность. Это можно использовать и для телефонных звонков, предварительно разослав повестку в мессенджерах.
12. Не гонитесь за идеалом
Иногда перфекционизм не дает приступить к задаче, потому что все время и силы уходят на создание идеально выверенного подробного плана. План можно доработать и улучшить по ходу действий, когда у вас появятся подробности.
13. Поделитесь планами
С некоторыми работает такое принцип — если рассказать кому-то о планах, придется их выполнить, иначе будет стыдно. Если чувствуете, что вы из таких людей, поделитесь планами с кем-то из знакомых, чтобы не отказаться от задумки в дальнейшем.
14. Выделите минуту на решение
Для тех, кому сложно сделать выбор: как только вам покажется, что вы собрали всю информацию, необходимую для принятия решения, установите таймер и дайте себе ровно 60 секунд на то, чтобы его принять. В течение этой минуты можете колебаться и сомневаться в себе сколько угодно, но как только она закончится, нужно что-то выбрать.
15. Ставьте дедлайны всему
Даже если у задачи нет делайна, поставьте его для себя и следуйте установленным срокам. Это поможет не откладывать бессрочные задачи в долгий ящик, где они в итоге потеряются.
16. Разбирайте закладки
Попался интересный материал, но читать некогда, поэтому он отправляется в закладки к еще тысяче таких же ссылок — знакомо? Чтобы не копить интересные материалы, возьмите за правило обращаться к закладкам в перерывах, очередях, когда ждете начала встречи или созвона. Вы сможете прочитать множество интересных статей и вырасти в профессиональном плане.
17. Благодарите себя
Дарите себе подарки за достижения — пересмотрите любимый фильм, купите книгу, приготовьте особенный ужин — сделайте что-то приятное для себя.
18. Поддерживайте непрерывность процесса
В конце рабочего дня определите задачу, над которой вы начнете работать на следующий день, подготовьте материалы заранее. На следующий день начните работать — пойдет проще, потому что все уже готово.
О вреде переключения между разными видами деятельности говорили в статье «Секреты эффективности для тех, кто работает мозгом [Научный подход]»
19. Разбирайте задачи, как конструктор
Разбейте сложные проекты на мелкие и конкретные задания, определите их очередность и выполняйте по списку. Делать по одной конкретной задаче проще, чем смотреть на большой проект
20. Держитесь однозадачности
Как только вы начали выполнять задание, работайте над ним, пока не завершите его на 100%. Не переключайтесь между заданиями на середине. Когда что-то отвлечет вас, просто запишите это, для того, чтобы разобраться позже — когда закончите.
21. Представьте, что вы ни перед кем не отчитываетесь
Представьте, что вам не нужно никому показывать результаты работы, не надо демонстрировать достижения и ждать одобрения или критики. Работайте над одной задачей так, как будто на вас никто не смотрит — возможно, это освободит вас от скованности и позволит попробовать идеи, которые вы бы не осмелились внедрить.
22. Потерпите 30 дней
Есть мнение, что привычка вырабатывается за 30 дней. Это повод проверить гипотезу экспериментом: выберите, какую привычку вы бы хотели приобрести, но все никак не получается, и 30 дней приучайте себя делать гимнастику, читать книги перед сном, слушать по подкасту в день или делать что-то другое.
23. Делегируйте
Наверняка вы можете многое, но иногда продуктивнее и выгоднее отдать какую-то работу специалисту, который сделает ее качественнее и быстрее, пока вы будете заниматься тем, в чем хороши.
24. Дополняйте свои интересы
Начните вести блог, запишитесь на курсы фотографии или придумайте что-то еще. Часто идеи из одной области могут повысить вашу продуктивность в другой, а еще позволят отвлечься и найти источник энергии.
25. Оптимизируйте работу
Определите процесс, который вы выполняете чаще всего и запишите его шаг за шагом. Подумайте, где можно его улучшить, ускорить и облегчить. Иногда трудно заметить то, что находится прямо у нас под носом.